Setelah penyusunan RUP dan kaji ulangnya, langkah selanjutnya adalah Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP). PPK bertugas menetapkan RPP (pasal 11 ayat 1 poin a, Perpres 54/2010 dan perubahannya). Pada tahapan ini, proses pengadaan barang/jasa sudah masuk ke tahap perencanaan yang lebih detail dibandingkan tahap sebelumnya (penyusunan RUP). RPP sendiri terdiri dari tiga dokumen yaitu:
- Spesifikasi Teknis
- Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
- Rancangan Kontrak
Di sini akan dibahas sedikit tentang spesifikasi teknis dalam pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari proses perencanaan.
Dalam tahap sebelumnya yaitu penyusunan RUP, telah disebutkan bahwa penyusunan dan penetapan spesifikasi teknis adalah salah satu kunci keberhasilan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada tahap ini, ditentukan barang/jasa yang seperti apa yang akan diadakan. Jika di tahap awal saja sudah tidak tahu atau tidak jelas barang/jasa seperti apa yang akan diadakan, risiko pengadaan barang/jasa untuk tidak efektif sangat besar. Apalagi jika barang/jasa tersebut memegang peran penting dalam mendukung visi dan misi organisasi. Oleh karena itu, penting untuk benar-benar memastikan bahwa spesifikasi barang/jasa yang disusun bisa menjawab kebutuhan dari organisasi.
Apa beda spesifikasi teknis pada RUP dan pada RPP?
Jika kita lihat pada pasal 22 ayat 4 Perpres 54/2010 dan perubahannya, terdapat istilah spesifikasi teknis. Namun spesifikasi teknis tersebut sebagai bagian dari KAK, dan KAK sebagai bagian dari RUP. Sedangkan di pasal 11 ayat 1 poin a, disebutkan bahwa spesifikasi teknis adalah sebagai bagian dari RPP. Timbul pertanyaan, apakah spesifikasi teknis dalam RUP dan RPP hal yang berbeda atau sama? jika berbeda, apa perbedaannya?
Secara sederhana, spesifikasi teknis pada RPP adalah spesifikasi teknis yang lebih detail atau spesifikasi lebih update dari spesifikasi teknis yang sebelumnya telah disusun dalam RUP. Dalam RUP spesifikasi teknis pada umumnya disusun kurang detail karena disusun pada tahun sebelumnya (minim informasi)
Contohnya sebagai berikut.
Pada RUP, terdapat paket pengadaan konstruksi gedung dengan spesifikasi teknis yang sudah dibuat baik dari ukuran, material dan tukang. Dalam RPP, paket pengadaan konstruksi gedung tersebut didetailkan dalam bentuk gambar teknis, ukuran detail, jenis keramik, jenis batu pondasi, jenis beton, jenis atap dll.
Contoh lain, misalnya pengadaan laptop. Mungkin dalam RUP hanya disebutkan prosessor, memory dan ukuran monitor. Nanti di RPP bisa lebih detail lagi spesifikasi teknisnya termasuk kemungkinan berubah spesifikasi jika di pasaran sudah tidak ada lagi atau harga pasarnya berubah. Ini telah dibahas dalam Kaji Ulang RUP.
Dalam tahap sebelumnya yaitu penyusunan RUP, telah disebutkan bahwa penyusunan dan penetapan spesifikasi teknis adalah salah satu kunci keberhasilan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada tahap ini, ditentukan barang/jasa yang seperti apa yang akan diadakan. Jika di tahap awal saja sudah tidak tahu atau tidak jelas barang/jasa seperti apa yang akan diadakan, risiko pengadaan barang/jasa untuk tidak efektif sangat besar. Apalagi jika barang/jasa tersebut memegang peran penting dalam mendukung visi dan misi organisasi. Oleh karena itu, penting untuk benar-benar memastikan bahwa spesifikasi barang/jasa yang disusun bisa menjawab kebutuhan dari organisasi.
Apa beda spesifikasi teknis pada RUP dan pada RPP?
Jika kita lihat pada pasal 22 ayat 4 Perpres 54/2010 dan perubahannya, terdapat istilah spesifikasi teknis. Namun spesifikasi teknis tersebut sebagai bagian dari KAK, dan KAK sebagai bagian dari RUP. Sedangkan di pasal 11 ayat 1 poin a, disebutkan bahwa spesifikasi teknis adalah sebagai bagian dari RPP. Timbul pertanyaan, apakah spesifikasi teknis dalam RUP dan RPP hal yang berbeda atau sama? jika berbeda, apa perbedaannya?
Secara sederhana, spesifikasi teknis pada RPP adalah spesifikasi teknis yang lebih detail atau spesifikasi lebih update dari spesifikasi teknis yang sebelumnya telah disusun dalam RUP. Dalam RUP spesifikasi teknis pada umumnya disusun kurang detail karena disusun pada tahun sebelumnya (minim informasi)
Contohnya sebagai berikut.
Pada RUP, terdapat paket pengadaan konstruksi gedung dengan spesifikasi teknis yang sudah dibuat baik dari ukuran, material dan tukang. Dalam RPP, paket pengadaan konstruksi gedung tersebut didetailkan dalam bentuk gambar teknis, ukuran detail, jenis keramik, jenis batu pondasi, jenis beton, jenis atap dll.
Contoh lain, misalnya pengadaan laptop. Mungkin dalam RUP hanya disebutkan prosessor, memory dan ukuran monitor. Nanti di RPP bisa lebih detail lagi spesifikasi teknisnya termasuk kemungkinan berubah spesifikasi jika di pasaran sudah tidak ada lagi atau harga pasarnya berubah. Ini telah dibahas dalam Kaji Ulang RUP.
Bagaimana ketentuan penyusunan Spesifikasi Barang/Jasa?
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun spesifikasi teknis, yaitu:
- Sesuai dengan kebutuhan pengguna/user
- Tidak mengarah kepada produk/merek tertentu kecuali untuk penggunaan suku cadang
- Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri
- Memaksimalkan penggunaan produk SNI (Standar Nasional Indonesia).
Sesuai dengan kebutuhan pengguna/user
Ini adalah hal mutlak dalam penyusunan spesifikasi teknis. Jangan sampai barang "mangkrak", tidak terpakai, karena tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Misalnya, alat kesehatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan dokter, dalam kasus tertentu, dokter tidak familiar dengan peralatan/merk tersebut sehingga tidak mau menggunakannya. Pernah ada kasus menarik, ketika ada pengadaan komputer dengan spesifikasi windows 10, ternyata penggunanya masih gaptek, terbiasa dengan windows 7. Begitu disuguhi windows 10 jadinya bingung tidak bisa menggunakan, dan memilih memakai komputer lama saja. Atau pengadaan komputer yang sebenarnya fungsinya untuk adinistrasi perkantoran, namun spesifikasinya lebih canggih (diikuti harga yang lebih mahal). Usut punya usut ternyata ada kepentingan terselubung untuk main game. Ini adalah beberapa contoh, di mana penyusunan spesifikasi belum menyesuaikan dengan kebutuhan dari user.
Dalam rangka menyesuaikan dengan kebutuhan user inilah, PPK mempunyai tugas "asking". PPK perlu menggali informasi, sebenarnya kebutuhan dari pengguna yang seperti apa. Sebenarnya dalam RUP, spesifikasi teknis semestinya sudah mencerminkan kebutuhan user. Namun demikian PPK perlu memastikan lagi agar spesifikasi teknis benar-benar mencerminkan kebutuhan dari user.
Tidak mengarah kepada produk/merek tertentu kecuali untuk penggunaan suku cadang
Ketentuan ini yang di lapangan masih terjadi perbedaan pendapat. Apakah larangan mengarah kepada produk/merek tertentu itu berarti tidak boleh menyebut merek? Dalam beberapa kasus, ketika tidak menyebut merek, justru barang yang diperoleh adalah barang yang kurang berkualitas dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Contohnya alat kesehatan. User membutuhkan merek A buatan negeri B. Setelah lelang, barang yang dihasilkan merek C buatan negeri D dengan kualitas lebih rendah. Terkadang terjadi kontradiksi antara ketentuan tidak mengarah ke produk/merek tertentu dengan prinsip efektivitas.
Untuk masalah menyebut merek, saat ini sudah bisa dijembatani dengan adanya e-katalog dan e-lelang cepat. Dalam 2 metode tersebut, penyebutan merek tidak dilarang sehingga lebih mudah dalam menyesuaikan dengan kebutuhan user. Namun memang belum ada aturan yang tegas dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya tentang menyebut merek. Yang ada adalah larangan melakukan rekayasa tertentu sehingga menimbulkan persaingan tidak sehat. Salah satu contoh melakukan rekayasa teersebut adalah penyusunan spesifikasi yang mengarah pada produk tertentu (penjelasan pasal 81 ayat 1 huruf b)
Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri
Ketentuan ini seiring dengan kebijakan Perpres 54/2010 yang memang memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri. Kata "memaksimalkan" di sini bukan berarti wajib secara mutlak. Artinya, produk dalam negeri lebih diutamakan, namun apabila barang yang tidak dibutuhkan tidak bisa diproduksi negeri sendiri atau tidak mencukupi atau kualitasnya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan, boleh saja menggunakan produk dari luar negeri. Pendayagunaan produk dalam negeri ini diatur lebih rinci pada pasal 96 dan 97 Perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya.
Memaksimalkan Produk bersertifikat SNI
Ini juga sebagai salah satu kebijakan untuk menghasilkan barang/jasa yang sesuai dengan standar. Dalam pasal 96 ayat 3 Perpres 54/2010 beserta perubahannya sendiri mengatur bahwa perjanjian/kontrak wajib mencantumkan persyaratan penggunaan SNI atau standar lain yang berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan oleh instansi terkait yang berwenang.
Demikian beberapa ketentuan tentang penyusunan spesifikasi teknis. Intinya, spesifikasi teknis mencerminkan kebutuhan. Jika PPK secara teknis tidak bisa merumuskan sendiri, maka perlu ada tim teknis yang membantu PPK dalam menyusun spesifikasi tersebut. Dalam konteks pekerjaan konstruksi PPK bisa memakai bantuan konsultan perencana.
Memaksimalkan Produk bersertifikat SNI
Ini juga sebagai salah satu kebijakan untuk menghasilkan barang/jasa yang sesuai dengan standar. Dalam pasal 96 ayat 3 Perpres 54/2010 beserta perubahannya sendiri mengatur bahwa perjanjian/kontrak wajib mencantumkan persyaratan penggunaan SNI atau standar lain yang berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan oleh instansi terkait yang berwenang.
Demikian beberapa ketentuan tentang penyusunan spesifikasi teknis. Intinya, spesifikasi teknis mencerminkan kebutuhan. Jika PPK secara teknis tidak bisa merumuskan sendiri, maka perlu ada tim teknis yang membantu PPK dalam menyusun spesifikasi tersebut. Dalam konteks pekerjaan konstruksi PPK bisa memakai bantuan konsultan perencana.
