TAHAPAN PBJ MELALUI PENYEDIA

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana dibahas di Pengertian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan sebuah proses yang dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai selesainya kegiatan. Tulisan berikut ini akan mencoba membahas tahapan-tahapan dalam PBJ secara garis besar. Saya sering mengibaratkan kegiatan PBJ sebagai kegiatan jual beli. Pembelinya adalah instansi pemerintah dan institusi pengguna APBN/APBD, Penjualnya adalah vendor atau sering disebut penyedia barang/jasa, dan uang yang dipakai adalah APBN dan/atau APBD. Dengan demikian prosesnya mesti memperhatikan aspek efektivitas, efisiensi dan akuntabilitas.

Sebagaimana layaknya seorang pembeli, ketika akan membeli tentu akan ada langkah-langkah yang perlu dilakukan, apalagi jika uang  yang dimiliki terbatas, atau barang yang akan dibeli diharapkan memberikan manfaat yang  besar bagi pembeli. Anggap saja kita akan membeli sebuah motor. Tantu paling tidak akan kita lakukan langkah-langkah sebagai berikut.

• Memastikan bahwa kita memang membutuhkan motor tersebut dan akan memberikan manfaat setelah  kita membelinya
• Menentukan jenis motor apa yang akan kita beli yang bisa menjawab kebutuhan kita.
• Analisis pasar tentang keberadaan motor tersebut di pasaran, lalu membandingkan dengan kondisi keuangan kita
• Memilih dealer/penjual motor yang menjual motor tersebut dengan harga yang paling terjangkau
• Melihat-lihat motor dan jika cocok melakukan transaksi.
• Memastikan bahwa motor telah lengkap termasuk layanan purna jualnya
• dst.

Pun demikian dengan PBJ, karena secara prinsip berupa aktivitas jual beli.Sebelum membahas lebih lanjut, perlu diketahui bahwa dala PBJ dikenal adanya cara pengadaan. Cara Pengadaan ada 2 yaitu melalui:
Ada tahapan-tahapan yang dlakukan dan tahapan ini memang lebih prosedural dan diatur dengan Perpres 54/2010 dan perubahannya.Secara garis besar tahapan PBJ ada 3, yaitu: 

(1) Perencanaan/Persiapan, 
(2) Pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dan 
(3) Pelaksanaan Kontrak.

Perencanaan/Persiapan
Ada yang menyebut perencanaan ada yang menyebut persiapan, tapi secara makna mirip, yaitu proses merencanakan atau mempersiapkan kegiatan PBJ. Tahap Perencanaan ini bisa dibagi 2 dilihat dari sifatnya, yaitu:

• Perencanaan yang sifatnya umum/global; berupa penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP).
• Perencanaan yang sifatnya lebih detail; berupa Rencana Pelaksanaan Pengadaan.

RUP adalah rencana pengadaan dari K/L/D/I dalam satu tahun anggaran secara global. Atau dengan kata lain, berisi apa-apa yang akan dibeli/diadakan oleh K/L/D/I selama satu tahun anggaran. 

RUP paling tidak memuat hal-hal sebagai berikut:

• Identifikasi kebutuhan. Hal ini sesuai dengan pengertian PBJ yang dimulai dari perencanaan kebutuhan.
• Penyusunan dan Penetapan Anggaran. Dalam keuangan negara, kebutuhan ditentukan dahulu, baru dihitung anggarannya berapa.
• Penetapan Kebijakan Umum. Penetapan Kebijakan umum ini terdiri dari: (1) Pemaketan, (2) Cara Pengadaan : Melalui Penyedia/Swakelola, (3) Pengorganisasian PBJ, dan (4) Penetapan Produk Dalam Negeri.
• Penyusunan dan Penetapan Kerangka Acuan Kerja (KAK). KAK ini pada dasarnya adalah ToR (Term of Reference) atau semacam proposal yang menggambarkan kegiatan PBJ nantinya.

RUP ini bukan sesuatu yang kaku, dan masih bisa direvisi, karena kondisi-kondisi di lapangan, misalnya kenaikan harga pasar atau kebijakan dari pemerintah. Oleh karena itu ada tahapan yang disebut kaji ulang RUP. Tahapan ini untuk memastikan bahwa proses pengadaan yang tercantum dalam RUP bisa dilaksanakan.

Jika RUP adalah output dari perencanaan yang bersifat  global, maka selanjutnya ada jenis perencanaan yang sifatnya lebih detail yang disebut Rencana Pelaksanaan Pengadaan. Jika RUP berisi apa-apa yang akan diadakan, maka Rencana Pelaksanaan Pengadaan sudah lebih detail membahas salah satu yang akan diadakan.

Rencana Pelaksanaan Pengadaan meliputi:

1. Penyusunan Spesifikasi Teknis
2. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) / Owner's Estimate (OE)
3. Penyusunan Rancangan Kontrak    

Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya adalah proses pemilihan penyedia/vendor. Sebagaimana saya tulis di atas, jika kita mau membeli motor, tentu kita akan memilih dealer mana yang paling bagus dalam menawarkan barang. Demikian pula dalam PBJ, kita perlu melakuka proses pemilihan penyedia. 

Dalam PBJ, memilih penyedia itu sekaligus memilih barang/jasa yang ditawarkan. Jadi dalam pemilihan penyedia sebenarnya ada dua hal yang dipilih yaitu:

(1) memilih kualifikasi dari penyedia

(2) memilih kualitas dan harga dari barang/jasa yang ditawarkan

Secara proses, pemilihan penyedia bisa dibagi 2 tahapan yaitu: 

(1) Perencanaan Pemilihan Penyedia. 

(2) Pelaksanaan Pemilihan Penyedia.

Tahapan ini, terdapat beberapa jenis metode seperti metode pemilihan penyedia, metode penyampaian penawaran, metode evaluasi penawaran dan metode kualifikasi. (Semoga nanti bisa dibahas lebih detail dalam bahasan tersendiri).
Pada tahapan inilah sebenarnya proses tender itu dilaksanakan. Jadi tender pemerintah itu sebagai salah satu bagian dari tahapan pengadaan barang/jasa pemerintah melalui penyedia. 

Pelaksanaan Kontrak
Ini adalah proses transaksi antara instansi dengan penyedia barang/jasa. Pada umumnya transaksi tersebut dalam bentuk kontrak karena nilai barang/jasa yang besar. Pelaksanaan kontrak dimulai dengan tandatangan kontrak lalu dimulai dengan pelaksanaan pekerjaan. Dalam pelaksanaan pekerjaan ini dalam kondisi tertentu memungkinkan adanya addendum kontrak, penghentian kontrak atau pemutusan kontrak. 

Pada intinya, pelaksanaan kontrak disini adalah bagaimana penyedia melaksanakan pekerjaan, instansi mengawasi, dan jika sesuai, instansi membayar sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.

Jika pemenuhan hak dan kewajiban para pihak dalam kontrak sudah selesai dan barang/jasa yang diadakan sudah siap dan bisa dimanfaatkan, maka selesai proses PBJ sesuai Perpres. Selanjutnya ada tahapan lagi yaitu terkait dengan pengelolaan barang/jasa tersebut khususnya untuk pengadaan barang, dan itu masuk dalam pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) yang diatur tersendiri.

Untuk melihat lebih jelas tentang tahapan PBJ melalui penyedia, Silahkan unduh file dalam bentuk chart di sini.