RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP)

Sebagaimana dibahas dalam postingan tahapan PBJ bahwa langkah awal dalam PBJ adalah dengan menyusun Rencana Umum Pengadaan atau biasa disebut RUP. Lalu, apa RUP itu? Siapakah yang menyusun? Kapan RUP dibuat? dan bagaimana langkah-langkah menyusun RUP? Tulisan berikut ini akan sedikit menjawab pertanyaan pertanyaan tersebut.

Apa itu RUP
Saya belum menemukan definisi RUP secara tersurat dalam peraturan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa pemerintah. Namun terdapat beberapa pasal yang mengatur tentang RUP. Dari beberapa pasal tersebut saya mencoba menentukan definisi RUP, semoga apa itu RUP bisa tergambarkan.  

Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah suatu dokumen yang disusun dan ditetapkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran yang berisi data rencana paket-paket pekerjaan pengadaan barang/jasa yang akan dilaksanakan oleh K/L/D/I pada tahun tertentu.
  
Dari definisi di atas, terjawab pertanyaan siapa yang menyusun RUP. Yang menyusun RUP adalah PA/KPA. Tidak hanya menyusun saja, tetapi juga menetapkan sekaligus mengumumkan RUP. Jika dilihat dari namany adalah Rencana Umum, tentu RUP ini adalah dokumen perencanaan PBJ yang sifatnya masih umum, dalam artian berisi rencana kegiatan PBJ yang akan dilaksanakan yang sifatnya masih umum, belum begitu spesifik. 

Lantas, apa saja data-data yang terdapat dalam RUP. Tentu saja data-data yang terkait dengan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilaksanakan oleh K/L/D/I tersebut. RUP paling tidak memuat data-data sebagai berikut.

• Latar Belakang dilaksanakannya kegiatan. Latar belakang ini bisa didukung dengan adanya laporan analisis kebutuhan akan barang/jasa yang akan diadakan. Ini menunjukkan bahwa barang/jasa yang akan diadakan adalah berdasarkan kebutuhan, bukan atas keinginan.
• Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan
• Waktu dan tempat pelaksanaan pekerjaan 
• Spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan
• Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan
• Cara pelaksanaan pengadaan (Penyedia atau swakelola)

Langkah-langkah dalam RUP

Sebelum membahas langkah-langkah menyusun RUP, perlu diketahui bahwa penyusunan RUP adalah langkah paling awal dalam tahapan PBJ baik melalui penyedia maupun melalui swakelola. dan dalam penyusunan RUP ini, ditentukan cara pelaksanaan pengadaan melalui penyedia atau dengan swakelola.

Berdasarkan pasal 22 ayat 3 Perpres 54/2010 dan perubahannya, kegiatan-kegiatan dalam RUP adalah sebagai berikut.

• Identifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan K/L/D/I
• Penyusunan dan penetapan rencana anggaran untuk PBJ
• Penetapan kebijakan umum yang meliputi : pemaketan, cara pelaksanaan PBJ, pengorganisasian PBJ dan penetapan penggunaan produk dalam negeri.
• Penyusunan Kerangka Acuan Kerja.

Dalam kebijakan umum, terdapat cara pelaksanaan pengadaan yaitu melalui penyedia atau swakelola. Setelah ditetapkan cara pelaksanaannya untuk selanjutnya tahapannya akan berbeda antara melalui penyedia dan melalui swakelola, sebagaimana terdapat pada gambar berikut.

 
Gambar tersebut menjelaskan tentang kegiatan-kegiatan menyusun RUP yang dibahas sebagai berikut.

Identifikasi Kebutuhan barang/jasa yang diperlukan oleh K/L/D/I.
Ini adalah langkah awal dari RUP, yaitu melakukan identifikasi kebutuhan. Pada dasarnya pengadaan barang/jasa itu berdasarkan kebutuhan. Hal ini sesuai dengan definisi PBJ yang telah dibahas sebelumnya. Artinya harus ada analisis kebutuhan dalam mengidentifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Kebutuhan disini tentu diselaraskan dengan Rencana Kerja K/L/D/I yang tentu saja telah diturunkan dari PJMN pemerintah. Dengan kata lain, kebutuhan barang/jasa di sini adalah untuk mendukung program-program pemerintah.

Contohnya, Pemerintah ingin meningkatkan kemudahan akses distribusi barang logistik di wilayah timur, maka perlu pengadaan pembangunan jalan trans-papua yang bersumber dari APBN. K/L/D/I yang melaksanakan bisa oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Contoh lain, misalnya dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik di kantor kecamatan, maka perlu komputer dengan kualitas yang bagus, mengingat komputer yang lama sudah tidak kompatibel dan jumlahnya juga kurang. Maka perlu pengadaan komputer yang kompatibel dan jumlahnya sesuai dengan kebutuhan instansi tersebut.

Identifikasi kebutuhan akan lebih baik jika didokumentasikan. Hal ini akan sangat membantu ketika dipertanyakan oleh auditor. Terkadang auditor bertanya, misalnya: "mengapa kok mengadakan komputer dengan spesifikasi setinggi ini?". Nah dengan adanya dokumentasi dan penjelasan yang benar-benar menerangkan bahwa kita benar-benar butuh barang/jasa tersebut, itu akan bisa membantu memberi meyakinkan auditor.

Untuk pekerjaan yang kompleks, tentu analisis kebutuhannya juga semakin kompleks, dan untuk pekerjaan sederhana tentu analisisnya cukup sederhana, dan mungkin cukup dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja. Misalnya kebutuhan Alat Tulis kantor, Klining Servis, itu pasti adalah kebutuhan mutlak bagi K/L/D/I. Tinggal ditentukan untuk volume, waktu pekerjaan, biaya dan seterusnya. Tapi untuk pekerjaan misalnya pembangunan jembatan selat sunda, Ini perlu analisis yang kompleks dan memerlukan studi kelayakan dari para ahli. 

Hasil dari identifikasi kebutuhan ini adalah daftar kebutuhan barang/jasa oleh K/L/D/I. Ingat, tidak hanya yang melalui penyedia, tetapi juga yang nanti akan dilaksanakan melalui swakelola seperti penyuluhan, seminar, pilot project, penyusunan SOP, survei, pembangunan jalan kampung oleh kelompok masyarakat, dll. 

Berikut ini misalnya adalah list kebutuhan barang/jasa di salah satu K/L/D/I

1. Pengadaan Alat Tulis Kantor
2. Pengadaan Jasa Klining Servis
3. Pengadaan Jasa Jamuan Rapat
4. Pengadan Pemeliharaan Bangunan/Gedung
5. Pengadaan Konsultan Rencana Strategis K/L/D/I
6. Pengadaan Laptop 
7. Renovasi Ruang Rapat Pimpinan
8. Penyusunan SOP kepegawaian
9. Kegiatan Seminar nasional tentang akuntabilitas laporan keuangan
10. dst. 

Penyusunan dan Penetapan Anggaran 

Setelah barang/jasa yang akan diadakan berdasarkan kebutuhan sudah teridentifikasi, baru disusun dan ditetapkan berapa biayanya. Biaya di sini bukan hanya biaya untuk membeli barang/jasa, tetapi termasuk biaya pendukung lain yang meliputi:

• honorarium personel organisasi pengadaan barang/jasa termasuk tim teknis, tim pendukung dan staf proyek
• Biaya pengumuman pengadaan barang/jasa termasuk biaya pengumuman ulang
• Biaya penggandaan dokumen pengadaan  barang/jasa
• Biaya lain yang diperlukan, misalnya biaya survei lapangan, biaya survei harga, biaya rapat, biaya untuk meminta pendapat ahli hukum kontrak, dsb.

Langkah menetapakan anggaran setelah identifikasi kebutuhan ini sebenarnya adalah implementasi dari konsep money follow the function, dimana fungsi yang dijabarkan dalam suatu program dan kegiatan ditentukan terlebih dahulu, baru nanti uang yang akan mengikuti.

Bagaimana menentukan biaya-biaya tersebut? Paling ideal tentunya adalah dengan melakukan survei harga pasar. Secara teori, harga pasar mencerminkan harga yang paling ideal dan harga yang paling wajar. Namun demikian dalam praktiknya, tidak semua bisa dilakukan. Oleh karena itu, biasanya dalam menyusun dan menetapkan anggaran dalam RUP, bisa menggunakan standar biaya yang telah ditetapkan oleh instansi tertentu. Untuk Kementerian/Lembaga, biasanya memakai stadar biaya yang ditetapkan oleh Kementerian Keuangan, atau jika memang punya Standar Biaya Khusus, maka itu juga bisa dipakai. Untuk Pemda, biasanya mengacu pada standar biaya yang ditetapkan oleh pemda tersebut.

Sekali lagi, referensi yang paling ideal dalam menyusun anggaran adalah melalui survei harga pasar. Namun jika dalam beberapa hal memang tidak memungkinkan maka mengacu pada standar biaya juga bisa dilakukan. Karena pada tahap ini sifatnya masih estimasi. Pada tahap selanjutnya, RUP juga masih akan dikaji ulang dan selanjutnya jika masih ada tahapan penyusunan HPS.

Penetapan Kebijakan Umum

Dalam RUP, ada yang disebut dengan kebijakan umum. Kebijakan tersebut meliputi:

• Pemaketan
• Cara Pelaksanaan PBJ (Swakelola atau Penyedia)
• Organisasi PBJ
• Penetapan Produk Dalam Negeri

Kebijakan yang diatur lebih detail adalah masalah pemaketan. Seorang PA/KPA perlu memahami tentang pemaketan dan bagaimana konsekuensinya. Masalah pemaketan semoaga bisa dibahas dalam postingan tersendiri. Untuk Cara Pengadaan, tentu ada 2 pilihan, Swakelola atau Penyedia. Ini ditetapkan saat penyusunan RUP.  Organisasi PBJ adalah bagaimana menunjuk personel yang terlibat dalam PBJ, mulai dari PA/KPA, PPK, ULP, Pejabat Pengadaan, PPHP dan personel lainnya. Pembentukan organisasi pengadaan ini tidak terikat tahun anggaran, artinya tidak harus diganti/diperbahatui SK-nya saat pergantian tahun anggaran. Pergantian bisa kapanpun sesuai kebutuhan. 

Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Pada dasarnya, KAK adalah dokumen yang bisa menjawab 5W + H dari kegiatan pengadaan barang/jasa dalam RUP. KAK paling tidak memuat hal-hal sebagai berikut.

• Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan
• Waktu pelaksanaan yang diperlukan
• Spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan, dan
• Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.  

Kapan Menyusun RUP 

Dilihat dari langkah-langkah dalam RUP di atas, maka RUP disusun pada tahun berjalan untuk tahun anggaran berikutnya. Jadi untuk pengadaan barang/jasa tahun anggaran 2017, maka RUP disusun pada tahun 2016. Kapan waktu yang ideal untuk menyusun RUP? Sebenarnya tergantung dari proses bisnis dari masing-masingK/L/D/I. Jika kita lihat dari 2 kegiatan, berupa identifikasi kebutuhan dan penyusunan&penetapan anggaran, ini sebenarnya adalah aktivitas untuk menyusun Rencan Kerja dan Anggaran (RKA) dari K/L/D/I. Jadi penyusunan RUP dan Penyusunan RKA itu idealnya bersamaan, karena aktivitasnya sama, hanya outputnya yang agak berbeda dari sisi format, dan sebenanrnya isi dalam RUP itu adalah bagian dari isi RKA.

Pengumuman RUP

Setelah disusun dan ditetapkan, barulah RUP diumumkan secara terbuka kepada masyarakat. Pengumuman dilaksanakan melalui:

• Website K/L/D/I
• papan pengumuman resmi untuk masyarakat
• portal pengadaan nasional melalui LPSE. Untuk portal pengadaan ini, biasanya melalui SiRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan). bisa diakses melalui https://sirup.lkpp.go.id/sirup

RUP diumumkan untuk Kementerian/Lembaga/Insititusi setelah RKA disetujui oleh DPR. Sementara itu RUP untuk pemerintah daerah diumumkan setelah rancangan peraturan daerah tentang APBD yang merupakan rencana keuangan tahunan pemerintah daerah disetujui bersama oleh pemerintah daerah dengan DPRD.

Menapa RUP harus diumumkan? Pemgumuman ini merupakan salah satu implementasi dari prinsip transparansi. Selain itu K/L/D/I juga belajar untuk membuat perencanaan yang lebih baik. Sementara itu bagi penyedia barang/jasa, dengan diumumkannya RUP, dia akan mendapatkan informasi paket pekerjaan apa saja yang dibutuhkan oleh suatu K/L/D/I sehingga dia bisa mempersiapkan diri untuk ambil bagian dalam paket pekerjaan tersebut.

Apakah RUP Bisa Diubah?
RUP tidak bersifat kaku, dan bisa direvisi sesuai dengan kondisi. APBN saja bisa diubah sehingga ada istilah APBN-P. Demikian pula dengan RUP yang bisa diubah. RUP diubah melalui proses yang namanya kaji ulang RUP. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), berinisiatif untuk melakukan kaji ulang RUP. PPK dapat mengundang Pokja ULP, Pejabat Pengadaan, tim teknis dan pihak terkait lainnya untuk melakukan rapat kaji ulang RUP. Hasil dari kaji ulang, dilaporkan kepada PA untuk ditetapkan dan diumumkan lagi menjadi RUP yang telah direvisi.

Tidak ada batasan berapa kali dalam melakukan kaji ulang RUP, karena tergantung daru K/L/D/I da karakter pekerjaan. Namun demikian bukan berarti, kita bisa seenaknya melakukan kaji ulang RUP, karena tiap perubahan paket-paket pekerjaan dalam RUP, harus disertai dengan alasan-alasan yang bisa dipertanggungjawabkan. Selain itu, catatan-catatan perubahan dan alasan perubahan harus diumumkan kepada publik. Masyarakat bisa mengawasi tiap perubahan RUP.

Sebenarnya masih ada beberapa hal terkait RUP yang menarik untuk dibahas, seperti pemaketan dan kaji ulang RUP. Pembahasan kedua hal tersebut akan dibahas tersendiri.