SPESIFIKASI TEKNIS dalam PBJ

Setelah penyusunan RUP dan kaji ulangnya, langkah selanjutnya adalah Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP). PPK bertugas menetapkan RPP (pasal 11 ayat 1 poin a, Perpres 54/2010 dan perubahannya). Pada tahapan ini, proses pengadaan barang/jasa sudah masuk ke tahap perencanaan yang lebih detail dibandingkan tahap sebelumnya (penyusunan RUP). RPP sendiri terdiri dari tiga dokumen yaitu:

• Spesifikasi Teknis

• Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan

• Rancangan Kontrak

Di sini akan dibahas sedikit tentang spesifikasi teknis dalam pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari proses perencanaan. 

Dalam tahap sebelumnya yaitu penyusunan RUP, telah disebutkan bahwa penyusunan dan penetapan spesifikasi teknis adalah salah satu kunci keberhasilan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada tahap ini, ditentukan barang/jasa yang seperti apa yang akan diadakan. Jika di tahap awal saja sudah tidak tahu atau tidak jelas barang/jasa seperti apa yang akan diadakan, risiko pengadaan barang/jasa untuk tidak efektif sangat besar. Apalagi jika barang/jasa tersebut memegang peran penting dalam mendukung visi dan misi organisasi. Oleh karena itu, penting untuk benar-benar memastikan bahwa spesifikasi barang/jasa yang disusun bisa menjawab kebutuhan dari organisasi.

Apa beda spesifikasi teknis pada RUP dan pada RPP? 
Jika kita lihat pada pasal 22 ayat 4 Perpres 54/2010 dan perubahannya, terdapat istilah spesifikasi teknis. Namun spesifikasi teknis tersebut sebagai bagian dari KAK, dan KAK sebagai bagian dari RUP. Sedangkan di pasal 11 ayat 1 poin a, disebutkan bahwa spesifikasi teknis adalah sebagai bagian dari RPP. Timbul pertanyaan, apakah spesifikasi teknis dalam RUP dan RPP hal yang berbeda atau sama? jika berbeda, apa perbedaannya?

Secara sederhana, spesifikasi teknis pada RPP adalah spesifikasi teknis yang lebih detail atau spesifikasi lebih update dari spesifikasi teknis yang sebelumnya telah disusun dalam RUP. Dalam RUP spesifikasi teknis pada umumnya disusun kurang detail karena disusun pada tahun sebelumnya (minim informasi)
Contohnya sebagai berikut.
Pada RUP, terdapat paket pengadaan konstruksi gedung dengan spesifikasi teknis yang sudah dibuat baik dari ukuran, material dan tukang. Dalam RPP, paket pengadaan konstruksi gedung tersebut didetailkan dalam bentuk gambar teknis, ukuran detail, jenis keramik, jenis batu pondasi, jenis beton, jenis atap dll. 
Contoh lain, misalnya pengadaan laptop. Mungkin dalam RUP hanya disebutkan prosessor, memory dan ukuran monitor. Nanti di RPP bisa lebih detail lagi spesifikasi teknisnya termasuk kemungkinan berubah spesifikasi jika di pasaran sudah tidak ada lagi atau harga pasarnya berubah. Ini telah dibahas dalam Kaji Ulang RUP.

Bagaimana ketentuan penyusunan Spesifikasi Barang/Jasa?

Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun spesifikasi teknis, yaitu:

1. Sesuai dengan kebutuhan pengguna/user 
2. Tidak mengarah kepada produk/merek tertentu kecuali untuk penggunaan suku cadang 
3. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri 
4. Memaksimalkan penggunaan produk SNI (Standar Nasional Indonesia).

Sesuai dengan kebutuhan pengguna/user

Ini adalah hal mutlak dalam penyusunan spesifikasi teknis. Jangan sampai barang "mangkrak", tidak terpakai, karena tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Misalnya, alat kesehatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan dokter, dalam kasus tertentu, dokter tidak familiar dengan peralatan/merk tersebut sehingga tidak mau menggunakannya. Pernah ada kasus menarik, ketika ada pengadaan komputer dengan spesifikasi windows 10, ternyata penggunanya masih gaptek, terbiasa dengan windows 7. Begitu disuguhi windows 10 jadinya bingung tidak bisa menggunakan, dan memilih memakai komputer lama saja. Atau pengadaan komputer yang sebenarnya fungsinya untuk adinistrasi perkantoran, namun spesifikasinya lebih canggih (diikuti harga yang lebih mahal). Usut punya usut ternyata ada kepentingan terselubung untuk main game. Ini adalah beberapa contoh, di mana penyusunan spesifikasi belum menyesuaikan dengan kebutuhan dari user.

Dalam rangka menyesuaikan dengan kebutuhan user inilah, PPK mempunyai tugas "asking". PPK perlu menggali informasi, sebenarnya kebutuhan dari pengguna yang seperti apa. Sebenarnya dalam RUP, spesifikasi teknis semestinya sudah mencerminkan kebutuhan user. Namun demikian PPK perlu memastikan lagi agar spesifikasi teknis benar-benar mencerminkan kebutuhan dari user.

Tidak mengarah kepada produk/merek tertentu kecuali untuk penggunaan suku cadang

Ketentuan ini yang di lapangan masih terjadi perbedaan pendapat. Apakah larangan mengarah kepada produk/merek tertentu itu berarti tidak boleh menyebut merek? Dalam beberapa kasus, ketika tidak menyebut merek, justru barang yang diperoleh adalah barang yang kurang berkualitas dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Contohnya alat kesehatan. User membutuhkan merek A buatan negeri B. Setelah lelang, barang yang dihasilkan merek C buatan negeri D dengan kualitas lebih rendah. Terkadang terjadi kontradiksi antara ketentuan tidak mengarah ke produk/merek tertentu dengan prinsip efektivitas.

Untuk masalah menyebut merek, saat ini sudah bisa dijembatani dengan adanya e-katalog dan e-lelang cepat. Dalam 2 metode tersebut, penyebutan merek tidak  dilarang sehingga lebih mudah dalam menyesuaikan dengan kebutuhan user. Namun memang belum ada aturan yang tegas dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya tentang menyebut merek. Yang ada adalah larangan melakukan rekayasa tertentu sehingga menimbulkan persaingan tidak sehat. Salah satu contoh melakukan rekayasa teersebut adalah penyusunan spesifikasi yang mengarah pada produk tertentu (penjelasan pasal 81 ayat 1 huruf b) 

Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri

Ketentuan ini seiring dengan kebijakan Perpres 54/2010 yang memang memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri. Kata "memaksimalkan" di sini bukan berarti wajib secara mutlak. Artinya, produk dalam negeri lebih diutamakan, namun apabila barang yang tidak dibutuhkan tidak bisa diproduksi negeri sendiri atau tidak mencukupi atau kualitasnya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan, boleh saja menggunakan produk dari luar negeri. Pendayagunaan produk dalam negeri ini diatur lebih rinci pada pasal 96 dan 97 Perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya.

Memaksimalkan Produk bersertifikat SNI
Ini juga sebagai salah satu kebijakan untuk menghasilkan barang/jasa yang sesuai dengan standar. Dalam pasal 96 ayat 3 Perpres 54/2010 beserta perubahannya sendiri mengatur bahwa perjanjian/kontrak wajib mencantumkan persyaratan penggunaan SNI atau standar lain yang berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan oleh instansi terkait yang berwenang.

Demikian beberapa ketentuan tentang penyusunan spesifikasi teknis. Intinya, spesifikasi teknis mencerminkan kebutuhan. Jika PPK secara teknis tidak bisa merumuskan sendiri, maka perlu ada tim teknis yang  membantu PPK dalam menyusun spesifikasi tersebut. Dalam konteks pekerjaan konstruksi PPK bisa memakai bantuan konsultan perencana.

PEMERIKSAAN BPK DAN PENGADAAN BARANG/JASA

Tulisan ini akan membahas sedikit tentang hal-hal di luar pengadaan barang/jasa namun masih terkait erat dengan pengadaan barang/jasa. Beberapa ahli pengadaan barang/jasa menyebutnya sebagai "ekosistem pengadaan barang/jasa". Salah satu hal yang terkait dengan pengadaan barang/jasa adalah audit, atau jika dalam konteks keuangan negara, lebih lazim disebut pemeriksaan. Yang melakukan pemeriksaan keuangan negara adalah Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK RI) yang biasa disebut BPK. Berhubung pengadaan barang/jasa pemerintah menggunakan APBN dan/atau APBD, sementara APBN/APBD merupakan bagian dari keuangan negara, maka mau tidak mau, pengadaan barang/jasa pemerintah akan berurusan dengan BPK untuk diperiksa.

Nah, yang akan dibahas di sini adalah tentang jenis-jenis pemeriksaan BPK dan kaitannya terhadap pengadaan barang/jasa pemerintah.

Jenis-Jenis Pemeriksaan BPK

Menurut UU No 15 tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara, terdapat 3 jenis pemeriksaan yang dilakukan oleh BPK yaitu:

1. Pemeriksaan Keuangan
2. Pemeriksaan Kinerja
3. Pemeriksaan dengan tujuan tertentu 

Lalu apa kaitannya dengan pemeriksaan terhadap pengadaan barang/jasa? Yang jelas ketiga jenis pemeriksaan tersebut dapat diterapkan terhadap pengadaan barang/jasa namun dengan beberapa perbedaan khususnya perbedaan tujuan dari pemeriksaan. 

Pemeriksaan Keuangan
Pemeriksaan keuangan adalah pemeriksaan atas laporan keuangan (pasal 4, UU 15/2004). Dalam pemjelasan UU tersebut disebutkan bahwa pemeriksaan keuangan adalah pemeriksaan atas laporan keuangan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Pemeriksaan ini dilakukan BPK dalam rangka memberikan pernyataan opini tentang tingkat kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan pemerintah.
Poin penting di sini adalah: pemeriksaan atas laporan keuangan pemerintah, pemberian opini dan tingkat kewajaran informasi dalam laporan keuangan pemerintah. Jadi pemeriksaan keuangan oleh BPK, yang menjadi objek adalah laporan keuangan. Fokusnya adalah tingkat kewajaran informasi dalam laporan keuangan dan outputnya berupa opini atas laporan keuangan. Opini BPK sebagaimana kita tahu adalah WTP, WTP dengan paragraf penekanan suatu hal, WDP, Tidak Wajar, Tidak Memberikan Pendapat.

Lalu apa kaitannya dengan pengadaan barang/jasa?
Pemeriksaan keuangan berfokus pada tingkat kewajaran informasi dalam laporan keuangan, dan bukan kebenaran mutlak seratus persen. Dengan demikian angka-angka dalam akun-akun dalam laporan keuangan diyakini kewajarannya bukan kebenarannya secara mutlak. 

Lalu akun-akun apa saja yang biasanya terkait dengan pengadaan barang/jasa? Biasanya tidak jauh dari akun belanja modal dan belanja barang. Akun yang berkaitan tentu adalah akun aset tetap dan akun persediaan. Pemeriksa BPK dalam laporan keuangan biasanya berfokus pada tujuan eksistensi (keberadaan aset, baik modal maupun barang), tujuan completeness (memastikan bahwa semua transaksi sudah tercatat dengan lengkap) dan yang tidak kalah penting adalah bagaimana pengendalian internal terhadap akun-akun tersebut.

Pengadaan barang atau konstruksi yang sifatnya belanja modal dan nilainya cukup besar (material), biasanya akan ditelusuri apakah nilainya benar-benar wajar, pengadaan fiktif atau bukan, lalu prosesnya sudah sesuai dengan peraturan atau belum. Jika terkait persediaan, selain melakukan cek fisik di gudang persediaan, biasanya pemeriksa akan menelusuri pengendalian keluar/masuk persediaan untuk mendeteksi adanya persediaan yang tidak tercatat, tercatat lebih atau sengaja dihilangkan. 

Secara ringkas, pemeriksaan keuangan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa berfokus pada 3 hal: kewajaran angka dalam laporan keuangan (termasuk keberadaan suatu barang fiktif atau tidak dan kelengkapan pencatatan barang), pengendalian internal dari pengelolaan barang, dan bagaimana kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Nah..di awal-awal tahun seperti ini, pemeriksa BPK umumnya melakukan pemeriksaan keuangan baik pemerintah pusat, Kementerian/Lembaga maupun pemerintah daerah. Jenis pemeriksaan ini adalah bersifat mandatory dan harus dilaksanakan.

Pemeriksaan Kinerja  
Pemeriksaan kinerja adalah pemeriksaan atas pengelolaan keuangan negara yang terdiri atas pemeriksaan aspek ekonomi dan efisiensi serta pemeriksaan aspek efektivitas (Pasal 4, UU 15/2004). Laporan hasil pemeriksaan atas kinerja memuat temuan, kesimpulan dan rekomendasi. Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk mengidentifikasikan hal-hal yang perlu menjadi perhatian lembaga perwakilan, dan untuk pemerintah, pemeriksaan kinerja dimaksudkan agar kegiatan yang dibiayai dengan keuangan negara/daerah diselenggarakan secara ekonomis dan efisien serta memenuhi sasarannya secara efektif.

Jika dikaitkan dengan pengadaan barang/jasa, maka pemeriksaan kinerja bisa diarahkan untuk memeriksa apakah penggunaan keuangan negara/daerah untuk pengadaan barang/jasa telah dilaksanakan secara ekonomis dan efisien serta mencapai sasaran. Konsep efisiensi dan efektivitas ini juga selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa yang di antaranya adalah prinsip efisien dan efektif. Dengan adanya pemeriksaan ini, diharapkan muncul rekomendasi agar proses pengadaan barang/jasa pemerintah lebih efisien dan efektif.

Namun, BPK saat ini masih sangat jarang untuk mengambil pengadaan barang/jasa sebagai objek khusus untuk pemeriksaan kinerja. Yang sering dilakukan untuk pemeriksaan atas pengadaan barang/jasa adalah jenis pemeriksaan selanjutnya yaitu pemeriksaan dengan tujuan tertentu. 

Pemeriksaan dengan Tujuan Tertentu 
Pemeriksaan dengan Tujuan Tertentu, atau sering disingkat PDTT adalah pemeriksaan dengan tujuan khusus di luar pemeriksaan keuangan dan pemeriksaan kinerja. Sederhananya, jika ada pemeriksaan yang tidak masuk dalam pemeriksaan keuangan, maupun kinerja, berarti masuk ke jenis pemeriksaan ini. Laporan hasil pemeriksaan dengan tujuan tertentu memuat kesimpulan. Contoh dalam pemeriksaan ini adalah pemeriksaan atas hal-hal lain yang berkaitan dengan keuangan dan pemeriksaan investigatif.

Jenis pemeriksaan inilah yang biasanya sering digunakan untuk memeriksa pengadaan barang/jasa secara mendalam. PDTT yang sering digunakan dalam pemeriksaan atas pengadaan barang/jasa biasanya lebih ke arah compliance audit atau pemeriksaan yang lebih fokus pada ketaatan pada peraturan yang berlaku. Lalu bukankah dalam pemeriksaan laporan keuangan juga fokus pada ketaatan peraturan juga..apa bedanya? Yang membedakan tentu tingkat kedalaman dan lingkup pemeriksaan. Jika dalam pemeriksaan keuangan, yang diperiksa adalah akuan-akun dalam laporan keuangan dan pengadaan barang/jasa sebagai salah satu bagian dari lingkup tersebut, dan bisa jadi tidak terlalu dalam dalam pemeriksaannya. Sementara dalam PDTT, fokusnya memang pada proses pengadaan barang/jasa tersebut sehingga pemeriksaannya bisa lebih dalam dan mendetail.

Karena, pemeriksaannya lebih mendetail, maka proses pengadaan mulai dari RUP sampai penyelesaian kontrak akan diperiksa. Tidak jarang akan muncul temuan yang mengharuskan setor ke kas negara, indikasi kerugian negara bahkan indikasi tipikor. Untuk Tindak Pidana Korupsi dalam pengadaan barang/jasa biasanya melalui pemeriksaan investigatif dan melalui proses penghitungan kerugian negara terlebih dahulu.

Jika dilihat di lapangan, memang masih sedikit praktik pemeriksaan kinerja yang spesifik atas pengadaan barang/jasa. Yang lebih banyak adalah PDTT yang berfokus pada ketaatan terhadap peraturan, dan pemeriksaan keuangan namun jika dalam pemeriksaan keuangan dalam konteks memeriksa akun belanja barang, belanja modal dan aset dalam laporan keuangan.

Berikut ini adalah tabel perbandingan jenis pemeriksaan BPK dan kaitannya dengan pengadaan barang/jasa untuk memudahkan memahaminya.

  
 
 
    

BOLEHKAH LELANG SEBELUM RUP DIUMUMKAN?

Pertanyaaan ini terkadang muncul dalam ujian sertifikasi keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah tingkat dasar. "Bisakah pelelangan muncul sebelum RUP diumumkan?" Sebagaimana kita tahu bahwa RUP disusun pada tahap paling awal dalam proses pengadaan barang/jasa. Sudah selayaknya pelelangan dilaksanakan setelah RUP disusun dan diumumkan. Namun bagaimana dengan pertanyaan tadi? Bisakah pelelangan dilakukan sebelum pengumuman RUP? Hal ini untuk menjawab jika ada pekerjaan-pekerjaan yang pelaksanaannya harus dimulai awal tahun. Pekerjaan seperti itu, proses pemilihan penyedianya harus dilaksanakan tahun sebelumnya. Jika proses pemilihan penyedianya membutuhkan waktu yang panjang, maka paling tidak RUP harus sudah ada sebelumnya.

Jawabannya adalah bisa. Proses pemilihan penyedia (termasuk di dalamnya pelelangan), bisa dilakukan sebelum RUP diumumkan. Sekali lagi sebelum RUP diumumkan, bukan sebelum RUP dibuat. Jika RUP belum dibuat, tentu tidak bisa dilaksanakan pelelangan, kecuali memang pengadaannya diada-adakan atau dibisa-bisakan.

Lalu, apa dasar peraturannya? Hal tersebut diatur dalam Pasal 73 ayat 2 Perpres Nomor 4 tahun 2015. Pasal tersebut berbunyi sebagai berikut.

"Untuk pengadaan barang/jasa tertentu, Kelompok kerja ULP dapat mengumumkan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa secara luas kepada masyarakat sebelum RUP diumumkan".

Dari pasal tersebut, jelas bahwa proses pelelangan yang langkah awalnya adalah pengumuman, dapat diumumkan sebelum RUP diumumkan, untuk pengadaan barang/jasa tertentu. Nah, yang menjadi pertanyaan adalah pengadaan barang/jasa tertentu yang bagaimana?

Penjelasan pasal tersebut menyebutkan bahwa pengadaan barang/jasa tertentu yang proses pemilihan penyedia barang/jasa dapat diumumkan sebelum RUP diumumkan antara lain:

• pengadaan barang/jasa yang membutuhkan waktu perencanaan dan persiapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang lama;
• pekerjaan kompleks, dan/atau
• pekerjaan rutin yang harus dipenuhi di awal tahun anggaran dan tidak boleh berhenti.

Contoh pekerjaan rutin yang harus dipenuhi di awal tahun anggaran dan tidak boleh berhenti, misalnya: Jasa Cleaning Service Kantor.

 

Ketiga kategori tersebut tentu saja bukan batasan, karena ada frase "antara lain". Yang jelas, pesan utama dari peraturan tersebut adalah untuk pekerjaan yang memang membutuhkan waktu yang lama, dan proses pemilihan penyedia harus dilaksanakan sedini mungkin, dapat dilakukan sebelum pengumuman RUP. Lagi-lagi ini untuk pengadaan barang/jasa yang lebih efektif, efisien dan tentunya akuntabel. Tetapi sekali lagi RUP harus tetap dibuat terlebih dahulu.