Beda RUP dan SIRUP

Apa perbedaan antara RUP dan SIRUP? Kalau RUP sendiri adalah Rencana Umum Pengadaan. Rencana dalam pengadaan barang/jasa yang paling awal yang bersifat global dan memberikan gambaran awal tentang bagaimana pengadaan barang/jasa dalam suatu instansi selama satu tahun. Lalu ada istilah SIRUP. Apakah SIRUP? Apa bedanya dengan RUP dan apa hubungannya?. Yang jelas sirup yang dibahas di sini bukan jenis minuman. SIRUP singkatan dari Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan. Dari namanya saja, sebenarnya sudah terlihat berbeda antara RUP dan SIRUP. Namun mungkin ada beberapa yang masih belum tahu lebih detail apa perbedaannya, bahkan ada yang menganggap sebagai barang yang sama.

Secara garis besar, SIRUP merangkum beberapa data penting dari RUP. Artinya jika ingin mengetahui gambaran besar dari RUP, maka bisa melihat data dalam SIRUP, tapi jika ingin melihat RUP lebih detail, mau tidak mau harus melihat RUP itu sendiri dan tidak cukup melihat SIRUP.

Ada beberapa perbedaan antara RUP dan SIRUP sebagaimana tertuang dalam tabel di bawah ini. 

Tabel di atas hanya menggambarkan beberapa perbedaan saja, khususnya dari definisinya, kontennya dan bagaimana mendapatkan datanya. Yang jelas, RUP dan SIRUP adalah hal yang berbeda. Misal seorang auditor ketika dalam Program Auditnya memerintahkan untuk mendapatkan dokumen RUP maka jangan mau jika hanya disodori SIRUP atau disuruh mengakses sendiri via internet. Dan ada beberapa informasi yang tidak dapat di SIRUP dan hanya bisa dilihat dalam RUP antara lain:

• Kerangka Acuan Kerja (KAK)
• Dokumen Identifikasi Kebutuhan barang/jasa, khususnya untuk kebutuhan yang sifatnya kompleks dan tidak rutin
• Dokumen kebijakan organisasi pengadaan.

Namun jika ingin mengetahui gambaran awal tentang paket-paket pekerjaan yang akan diadakan suatu instansi, dengan mengakses SIRUP sebenarnya sudah cukup. Hal yang penting lagi terutama bagi auditor adalah membandingkan informasi SIRUP dengan realisasi pengadaan barang/jasa. Hal ini sebenarnya untuk menilai kualitas perencanaan dari pengadaan barang/jasa itu sendiri. 

Apakah jika terjadi perubahan apakah itu tidak baik? Belum tentu. Yang penting adalah bagaimana perubahan dalam RUP itu disertai dengan alasan-alasan yang memang logis dan bisa dipertanggungjawabkan. Perubahan RUP seharusnya tertuang dalam SIRUP dan ini memudahkan pihak-pihak dalam melakukan pengawasan maupun pemeriksaan serta implementasi dari prinsip transparansi.