Beda RUP dan SIRUP

Apa perbedaan antara RUP dan SIRUP? Kalau RUP sendiri adalah Rencana Umum Pengadaan. Rencana dalam pengadaan barang/jasa yang paling awal yang bersifat global dan memberikan gambaran awal tentang bagaimana pengadaan barang/jasa dalam suatu instansi selama satu tahun. Lalu ada istilah SIRUP. Apakah SIRUP? Apa bedanya dengan RUP dan apa hubungannya?. Yang jelas sirup yang dibahas di sini bukan jenis minuman. SIRUP singkatan dari Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan. Dari namanya saja, sebenarnya sudah terlihat berbeda antara RUP dan SIRUP. Namun mungkin ada beberapa yang masih belum tahu lebih detail apa perbedaannya, bahkan ada yang menganggap sebagai barang yang sama.

Secara garis besar, SIRUP merangkum beberapa data penting dari RUP. Artinya jika ingin mengetahui gambaran besar dari RUP, maka bisa melihat data dalam SIRUP, tapi jika ingin melihat RUP lebih detail, mau tidak mau harus melihat RUP itu sendiri dan tidak cukup melihat SIRUP.

Ada beberapa perbedaan antara RUP dan SIRUP sebagaimana tertuang dalam tabel di bawah ini. 

Tabel di atas hanya menggambarkan beberapa perbedaan saja, khususnya dari definisinya, kontennya dan bagaimana mendapatkan datanya. Yang jelas, RUP dan SIRUP adalah hal yang berbeda. Misal seorang auditor ketika dalam Program Auditnya memerintahkan untuk mendapatkan dokumen RUP maka jangan mau jika hanya disodori SIRUP atau disuruh mengakses sendiri via internet. Dan ada beberapa informasi yang tidak dapat di SIRUP dan hanya bisa dilihat dalam RUP antara lain:

• Kerangka Acuan Kerja (KAK)
• Dokumen Identifikasi Kebutuhan barang/jasa, khususnya untuk kebutuhan yang sifatnya kompleks dan tidak rutin
• Dokumen kebijakan organisasi pengadaan.

Namun jika ingin mengetahui gambaran awal tentang paket-paket pekerjaan yang akan diadakan suatu instansi, dengan mengakses SIRUP sebenarnya sudah cukup. Hal yang penting lagi terutama bagi auditor adalah membandingkan informasi SIRUP dengan realisasi pengadaan barang/jasa. Hal ini sebenarnya untuk menilai kualitas perencanaan dari pengadaan barang/jasa itu sendiri. 

Apakah jika terjadi perubahan apakah itu tidak baik? Belum tentu. Yang penting adalah bagaimana perubahan dalam RUP itu disertai dengan alasan-alasan yang memang logis dan bisa dipertanggungjawabkan. Perubahan RUP seharusnya tertuang dalam SIRUP dan ini memudahkan pihak-pihak dalam melakukan pengawasan maupun pemeriksaan serta implementasi dari prinsip transparansi.

SWAKELOLA DALAM PBJ

Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, terdapat istilah Swakelola. Tentang swakelola juga telah dibahas sedikit dalam posting Cara Pengadaan. Selain swakelola ada pula dengan cara melalui Penyedia Barang/Jasa. Pembahasan tentang swakelola tidak terlepas dari hal-hal berikut.

• Pengertian swakelola
• Paket pekerjaan yang bisa dilaksanakan melalui swakelola
• Metode swakelola
• Tahapan Swakelola

Pengertian Swakelola:
Jika dilihat dari namanya, bisa ditebak makna dari swakelola, yang kurang lebih adalah "dikerjakan/dikelola/di-manage sendiri". Namun demikian, menurut Perpres 54/2010 dan perubahannya, definisi swakelola sedikit lebih luas. Definisinya disebutkan dalam Pasal 1 angka 20 yang berbunyi :

"Swakelola adalah pengadaan barang/jasa di mana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat"

Definisi tersebut menyebutkan bahwa selain oleh K/L/D/I penanggung jawab anggaran, ternyata juga ada instansi pemerintah lain serta kelompok masyarakat yang dapat terlibat dalam swakelola. Lebih jelasnya nanti akan dibahas pada metode swakelola.

Pada intinya, pekerjaan swakelola dilaksanakan bukan melalui penyedia barang/jasa, tetapii oleh instansi yang mempunyai anggaran, atau bisa dilaksanakan oleh instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.

Pekerjaan yang bisa dikerjakan melalui Swakelola:
Pertanyaan selanjutnya adalah, apakah semua pekerjaan bisa dilakukan melalui swakelola, atau hanya pekerjaan tertentu? Jawabannya ada dalam pasal 26 Perpres 54/2010 dan perubahannya. Dalam pasal tersebut diatur pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dapat dilakukan dengan metode swakelola sebagai berikut.

1. Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan/atau memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya, serta sesuai dengan tugas dan fungsi K/L/D/I. Contohnya: Dinas Kesehatan melakukan penyuluhan kepada masyarakat. 
2. Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi langsung masyarakat setempat atau dikelola oleh K/L/D/I. Contoh : pekerjaan pemeliharaan tanah adat, pembangunan kamar mandi umum, pembangunan jalan kampung,
3. Pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh penyedia barang/jasa. Contoh: pekerjaan di daerah konflik.
4. Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan menimbulkan ketidakpastian dan risiko yang besar. Contoh: penimbunan daerah rawa-rawa.
5. penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan
6. pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) dan survei bersifat khusus untuk pengembangan teknologi /metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa. Contoh: prototipe rumah tahan gempa.
7. Pekerjaan survei, pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah, pengujian di laboratorium dan pengembangan sistem tertentu. Contoh: perumusan peraturan presiden, survei data kependudukan
8. Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi K/L/D/I bersangkutan. Contoh: pembangunan bangunan rahasia, pekerjaan intelejen.
9. Pekerjaan industri kreatif, inovatif dan budaya dalam negeri. Contoh: pembuatan film animasi, permainan interaktif
10. Penelitian dan pengembangan dalam negeri. Contoh: penelitian dan pengembangan vaksin penyakit tertentu.
11. Pekerjaan pengembangan industri pertahanan, industri alutsista dan industri almatsus dalam negeri. Alutsista adalah Alat utama sistem senjata, biasanya persenjataan untuk TNI. Almatsus adalah alat material khusus, biasanya berupa perlatan khusus untuk kepolisian.

Karakter tersebut di atas dapat dilaksanakan dengan metode swakelola. Dengan kata lain, jika ingin melakukan suatu pengadaan dengan metode swakelola, maka perlu dilihat dulu apakah masuk dalam salah satu karakter pekerjaan di atas. Jika masuk maka dapat menggunakan metode swakelola, tapi jika tidak masuk, sebaiknya dilaksanakan melalui penyedia barang/jasa.

Metode Swakelola 
Terdapat tiga metode dalam melaksanakan swakelola, yaitu:

1.  Swakelola yang dilaksanakan oleh K/L/D/I penanggung jawab anggaran
2.  Swakelola yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah lain
3.  Swakelola yang dilaksanakan oleh kelompok masyarakat

Swakelola Dilaksanakan oleh K/L/D/I Penanggung jawab Anggaran

Pekerjaan swakelola metode ini, proses perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai pelaporan dilaksanakan oleh K/L/D/I Penanggun jawab Anggaran. 

Contohnya: "kegiatan penyuluhan kepada masyarakat oleh Dinas Kesehatan ABATA "

Kegiatan penyuluhan ini dapat dilaksanakan dengan metode pertama, di mana perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pelaporan dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan ABATA. Apakah semuanya harus dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan ABATA? Jawabannya adalah tergantung kebutuhan dengan memperhatikan efisiensi dan keefektifan dari kegiatan tersebut. Misalnya dalam kegiatan penyuluhan tersebut memang dibutuhkan tenaga ahli di mana dinas kesehatan tidak memilikinya, maka dinas kesehatan bisa menggunakan tenaga ahli dari luar dinas kesehatan, baik dari instansi pemerintah lain atau dari non-instansi pemerintah. 

Terdapat beberapa ketentuan untuk pelaksanaan swakelola dengan metode pertama, yaitu:

• Direncanakan, dilaksanakan dan diawasi oleh instansi penanggung jawab anggaran
• Mempergunakan pegawai dari K/L/D/I penanggung jawab anggaran dan dapat menggunakan tenaga ahli di luar K/L/D/I tersebut jika dibutuhkan.
• Jika menggunakan tenaga ahli dari luar, maka jumlah tenaga ahli tidak boleh melebihi setengah dari jumlah pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Contoh: jika dalam kegiatan penyuluhan terdapat 20 pegawai dinas kesehatan yang terlibat, maka tenaga ahli tidak melebihi 10 orang

Swakelola Dilaksanakan oleh instansi Pemerintah Lain   

Metode swakelola yang kedua ini terdapat 2 instansi yang terlibat, yaitu instansi penanggung jawab anggaran dan instansi pemerintah lain yang melaksanakan swakelola. Metode 2 ini dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut.

• Instansi penanggung jawab anggaran merencanakan dan mengawasi pelaksanaan swakelola
• Instansi lain pelaksana swakelola bertugas melaksanakan swakelola

Contoh: 

Dinas Kesehatan ABATA ingin melaksanakan pelatihan teknis pengadaan barang/jasa bagi beberapa pegawainya. Namun Dinas Kesehatan ABATA tidak mempunyai ruangan, pengajar, dan sumber daya lain untuk melaksanakan pelatihan tersebut. Oleh karena itu, Dinas kesehatan ABATA meminta bantuan Pusdiklat Kementerian Keuangan untuk melaksanakan pelatihan tersebut. Dalam hal ini, Dinas Kesehatan ABATA yang merencanakan dan mengawasi pekerjaan, tapi yang melaksanakan adalah Pusdiklat Kementerian Keuangan. 

Swakelola Dilaksanakan oleh Kelompok Masyarakat  

Metode yang ketiga ini,  perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan swakelola dilakukan oleh kelompok masyarakat itu sendiri. Ketentuan umum dalam swakelola yang dilaksanakan oleh kelompok masyarakat adalah sebagai berikut.

• Direncanakan, dilaksanakan dan diawasi oleh kelompok masyarakat
• Sasaran ditetapkan oleh PA/KPA instansi penanggung jawab anggaran
• Kelompok masyarakat di sini adalah kelompok masyarakat yang mampu melaksanakan secara teknis
• Untuk pekerjaan konstruksi yang bisa dilaksanakan oleh kelompok masyarakat sebatas pada pekerjaan rehabilitasi sederhana dan renovasi sederhana, misalnya: pengecatan, pengerasan jalan, perbaikan atap balai desa

Jika kita lihat dari karakteristik pekerjaan yang bisa dikerjakan melalui swakelola, maka karakter pekerjaan di mana pemeliharaan dan operasinya memerlukan partisipasi langsung masyarakat (karakter yang ke-2), lebih pas untuk dikerjakan melalui kelompok masyarakat. Contohnya: pengecatan gedung balai desa, pembangunan poskamling, pemeliharaan tanah adat, perbaikan irigasi desa.

Tahapan Swakelola

Secara umum swakelola terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Perencanaan
2. Pelaksanaan
3. Pengawasan dan Evaluasi   
4. Penyerahan
5. Pelaporan dan Pertanggungjawaban 

Tahapan-tahapan tersebut disesuaikan dengan metode swakelola, apakah dilaksanakan sendiri oleh K/L/D/I, oleh instansi pemerintah lain atau oleh kelompok masyarakat. Secara detail akan ada sedikit perbedaan. Pembahasan tentang tahapan swakelola secara detail mudah-mudahan bisa dibahas di edisi selanjutnya.